Menulis Email Secara Profesional

emailWalaupun email sering terlihat kurang formal dibandingkan surat tercetak, dalam dunia bisnis, sebaiknya Anda hindari untuk terdengar kurang formal. Email mungkin memang lebih cepat dan lebih efisien, namun klien atau rekan bisnis Anda tidak akan menyukai koresponden yang terlalu santai. Jangan takut! Bacalah untuk menemukan rahasia sederhana yang akan menambah profesionalisme Anda dalam mengirim email dalam bahasa Inggris.

Memulai dengan kata sapa/salam

Sangat penting untuk selalu membuka email Anda dengan kata sapa, seperti “Dear Lillian,”. Tergantung formalitas hubungan Anda, mungkin sebaiknya menggunakan nama belakang mereka, seperti misalnya “Dear Mrs. Price,”. Jika hubungan Anda lebih santai, maka cukup katakan, “Hi Kelly,” Jika Anda menghubungi sebuah perusahaan, dan bukannya perorangan, maka tulis “To Whom It May Concern:”.

Berterima kasihlah kepada si penerima

Jika Anda menjawab permintaan klien, Anda harus memulai dengan ucapan terima kasih. Contohnya, jika seseorang bertanya tentang perusahaan Anda, Anda bisa katakan, “Thank you for contacting ABC Company.” Jika seseorang membalas email Anda, pastikan untuk berkata, “Thank you for your prompt reply.” atau “Thanks for getting back to me.” Jika Anda bisa menemukan cara untuk berterimakasih kepada mereka, maka lakukanlah. Ini akan membuat mereka lebih senang dan akan membuat Anda terlihat lebih sopa

n.

Sebutkan maksud Anda

Namun, jika Anda yang memulai komuniasi dengan email tersebut, ti

dak perlu untuk mengucapkan terima kasih. Melainkan, mulai dengan menyatakan maksud Anda. Contohnya, “I am writing to enquire about …” atau “I am writing in reference to …” Sangat penting untuk menyatakan tujuan Anda sejelas mungkin di awal email, lalu masuk ke paragraf utama dari email tersebut. Ingatlah untuk memperhatikan tata bahasa, ejaan, tanda baca, dan hindari kalimat yang bebelit-belit dengan membuatnya singkat dan jelas.

Kalimat penutup

Sebelum akhir email Anda, sangat sopan untuk berterima kasih sekali lagi dan juga menambahkan kalimat penutup. Anda mungkin bisa mulai dengan “Thank you for your patience and cooperation.” atau “Thank you for your consideration.” dan ikuti dengan, “If you have any questions or concerns, don’t hesitate to let me know.” dan “I look forward to hearing from you.”

Akhiri dengan kalimat penutup

Langkah terakhir adalah menutup dengan menyebutkan nama Anda. “Best regards,” “Sincerely,” dan “Thank you,” semuanya terdengar profesional. Hindari untuk menggunakan kata-kata seperti “Best wishes,” atau “Cheers,” karena itu biasa digunakan untuk email yang bersifat pribadi. Terakhir, sebelum Anda tekan tombol kirim, periksa kembali email Anda untuk memastikan semuanya sudah sempurna.

About geckhaskempek

GEC -Global English Club- is extracurricular of MA KHAS Kempek Cirebon West Java Indonesia with vision "Be Intellectual by English".
This entry was posted in WRITING. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s